Taaleri Varainhoito Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Taalerin käytännöt henkilötietojen keräämiseen ja käyttöön sinulta ja sinusta kun olet asiakkaanamme.
Rekisterinpitäjänä toimii Taaleri Varainhoito Oy.
Taaleri käsittelee henkilötietojasi useasta syystä, ja siten, kun tässä tietosuojaselosteessa puhumme asiakkaasta tai ”sinusta”, tarkoitamme sillä paitsi asiakkaita, myös asiakkaidemme työntekijöitä tai esim. asiamiehiä ja edustajia tai tosiasiallisia edunsaajia tai yrityksen vastuuhenkilöitä. Käsittely liittyy mm. asiakkuuden perustamiseen, sen ylläpitoon ja kehittämiseen, sekä toimeksiantojen ja omaisuudenhoidon toteuttamiseen.
Mihin perustuen käsittelemme tietojasi?
Tietojen käsittely perustuu kanssasi tehtyihin sopimuksiin, esimerkiksi omaisuudenhoitosopimukseen.
Sähköisen suoramarkkinoinnin osalta käsittely perustuu suostumukseesi.
Rahoitusalan lainsäädäntö edellyttää Taalerilta monia käsittelytoimenpiteitä, jotka eivät ole suoraan sidoksissa sopimuksen täytäntöönpanoon, mutta jotka Taalerin tulee tehdä. Näitä käsittelytarkoituksia ovat esimerkiksi asiakkaan tunteminen ja pakote-/ja varoituslistavertailu. Lisäksi lainsäädäntö edellyttää asiakkaiden luokittelua tuotekohderyhmittäin, jotta erilaisia tuotteita tarjotaan vain oikeille kohderyhmille. Näiden osalta käsittelyperusteena on oikeutettu etu.
Miten ja mihin tarkoitukseen käsittelemme tietojasi
Sopimuksen täytäntöönpanemisen ja asiakkuuden hoitamisen lisäksi käsittelemme tietojasi lainsäädännön vaatimuksiin perustuen. Nämä käsittelyt voivat liittyä mm. kirjanpitosäädöksiin, raportointiin vero-, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaisille, palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön (kuten arvopapereihin tai rahastoihin) liittyvien velvollisuuksien hoitamiseen tai riskienhallintaan.
Henkilötietoja käsitellään myös markkinointitarkoituksiin, sekä Taalerin toiminnan (prosessien, liiketoiminnan ja järjestelmien) kehittämiseen.
Mitä tietoa keräämme ja miksi
Lainsäädännöstä tuleva tuntemisvelvoite edellyttää meitä keräämään asiakkaistamme henkilötunnuksen ja nimen, ja näiden todentamiseksi dokumentin, kuten kopion passista, ajokortista tai muusta vastaavasta henkilöllisyystodistuksesta.
Lisäksi meillä tulee olla yhteystietosi (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite).
Asiakkuuden alussa kerätään, ja säännöllisesti päivitetään taloudelliset tiedot, ml. sijoittajakuvan kartoitus-kysymykset ja soveltuvuusarviointi.
Keräämme myös lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot (verotusmaa tai ulkomainen verorekisterinumero sekä asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot).
Lisäksi keräämme asiakkaan kiinnostuksen kohteita asiakkuuden hoidon toteuttamiseksi, tai esim. tiedon erikoisruokavaliosta kutsutapahtuman ajaksi.
Puheluita, sähköposteja ja chat-keskusteluja voidaan myös nauhoittaa ja tallentaa toimeksiantojen vahvistamiseksi tai dokumentaatio-, laaduntarkkailu- ja kehitystarkoituksiin.
Mistä keräämme tietoa
Suurimman osan tiedoista saamme suoraan sinulta tai vajaavaltaisten osalta heidän edunvalvojaltaan tai huoltajaltaan.
Sinulta tai edunvalvojaltasi saatavien tietojen lisäksi voimme saada tietoa ulkoisista lähteistä, jotka voivat olla viranomaistahoja tai kaupallisia tiedonvälittäjiä. Tällaisia lähteitä ovat mm. väestörekisteri, yritysrekisterit, valvontaviranomaisten rekisterit, verohallinnon rekisterit, pakotelistat ja luottotietorekisterit.
Voimme saada tietoa myös verkkopalvelujemme kautta. Voit tutustua verkossa käytössä oleviin tietosuojamenettelyihin tarkemmin täällä.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi
Asiakkuuden päättymisen jälkeen poistetaan tiedot, joita ei tarvitse tai saa säilyttää lainsäädännöstä johtuen. Niiden tietojen, jotka säilytetään, osalta säilytysajat vaihtelevat lainsäädännöstä riippuen. Esimerkiksi rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja petosten estämiseen liittyen, säilytysaikavaatimus on vähintään viisi vuotta liikesuhteen päättymisen tai yksittäisen tapahtuman suorituksen jälkeen. Kirjanpitosäännökset voivat edellyttää säilytystä jopa kymmeneen vuoteen asti. Lisäksi Taalerilla on oikeus säilyttää tietoja esim. riita-asioiden varalta.
Tietojen luovuttaminen
Taalerin palveluiden toteuttaminen ja sopimuksien noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista kolmannelle.
Voimme luovuttaa tai siirtää tietojasi tilanteessa, jossa yhteistyökumppanimme suorittaa Taalerin lukuun tehtävää, joka on tietojesi keräämisen käyttötarkoituksen mukainen, tai käytämme ohjelmistoa, joka on toisen toimijan ylläpitämä. Kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa on solmittu kirjallinen sopimus, jossa käsittelijän vastuu tietojesi käsittelystä on tarkkaan määritelty, ja jossa tietojesi käsittely on rajattu vain sopimuksen mukaiseen käsittelyyn.
Tietoja luovutetaan lisäksi Taaleri-konsernin sisällä sekä ulkoisille liikekumppaneille (kuten yhteistyöpankeille, muille pankeille ja sijoitusvakuutusten tarjoajille), jotta voimme tarjota palveluitamme.
Emme pääsääntöisesti siirrä tai luovuta tietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli poikkeuksellisesti näin tekisimme, varmistamme sopimuksella, että tietosi ovat vähintään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimalla tasolla suojattu.
Emme koskaan myy tietojasi kenellekään.
Oikeutesi ja miten voit käyttää niitä
Oikeus pyytää tietojen poistamista
Lähtökohtaisesti, meillä on finanssisektorin lainsäädännön vuoksi monissa tapauksissa velvollisuus säilyttää henkilötietojasi paitsi asiakassuhteen aikana, myös sen jälkeen, joten emme yleensä voi suostua pyyntöösi tietojen poistamisesta. Sinulla on kuitenkin oikeus pyytää tietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
o Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
o Tietojen käsittely on lainvastaista.
Kun et enää halua markkinointiamme
Lähetämme suostumuksesi nojalla erilaisia kirjeitä kuten mm. ajankohtaista tietoa markkinasta, sijoitusideoita ja kutsuja tapahtumiin. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Kun haluat peruuttaa suostumuksesi näihin kirjeisiin, voit poistua postituslistalta jokaisessa kirjeessä olevan linkin kautta. Vaihtoehtoisesti voit lähettää lyhyen viestin osoitteeseen info@taaleri.com, jossa kerrot haluavasi poistua postituslistaltamme
Kun haluat korjata sinua koskevan virheellisen tiedon
Teemme parhaamme pitääksemme tietosi ajan tasalla, mutta mikäli huomaat tiedoissasi virheitä, otathan yhteyttä info@taaleri.com, niin korjaamme tietosi.
Kun haluat tietää, mitä tietoja meillä on sinusta
Kun haluat tietää, mitä tietoa meillä on sinusta, lähetä lyhyt viesti info@taaleri.com, ja pyydä saada nähdä tietosi. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 30 vrk kuluessa.
Kun haluat siirtää tietosi
Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Toimitamme nämä tiedot 30 vrk kuluessa pyynnöstäsi.
Valitus viranomaiselle
Jos koet, että tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu Taalerin toimesta, sinulla on oikeus tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistoon valitus asiasta.
Tietojesi suojaaminen
Yksityisyytesi on meille tärkeää. Varainhoitoon kuuluu erottamattomasti tietosuojan korkea taso.
Taaleri suojaa henkilökohtaisia tietojasi kohtuullisin fyysisin, teknisin ja organisatorisin toimenpitein estääkseen henkilökohtaisten tietojen luvattoman käytön ja käsittelyn, sekä luvattoman tai vahingossa tapahtuvan häviämisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. seuraavat:
o tietosi ovat saatavilla vain niille konsernimme työntekijöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeutus
o henkilöstön kattava tietosuoja-koulutus
o tietojen tekninen suojaaminen, mm. palomuurein
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tässä selosteessa esitetyt käsittelytapamme voivat toimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, ja siten tätä tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla, joten kehotamme sinua aika-ajoin lukemaan sen sisällön.
Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä
Rekisterinpitäjä: Taaleri Varainhoito Oy, Kasarmikatu 21 B, 00130 Helsinki, puh 0800 552 135, email info@taaleri.com
Tietosuojavastaava: Maarit Hannula, Taaleri Oyj, Kasarmikatu 21 B, 00130 Helsinki, puh 040 5384 101, email maarit.hannula (at) taaleri.com
Taalerin markkinointirekisterin tietosuojakäytäntö
Mihin perustuen käsittelemme tietojasi
Sähköpostitse, puhelimitse ja kasvokkain tapahtuva myynti ja markkinointi
Miten käsittelemme tietojasi
Mitä tietoa keräämme ja miksi
Mistä keräämme tietoa
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Kuinka kauan säilytämme tietojasi
Verkossa käytössä olevat tietosuojamenettelyt
Oikeutesi ja miten voit käyttää niitä
Tietojesi suojaaminen
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä
Mihin perustuen käsittelemme tietojasi
Tietojesi käsittely perustuu oikeutettuun etuumme.
Kuluttajille lähetämme sähköistä suoramarkkinointia vain suostumukseen perustuen. Voit koska tahansa peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamasi suostumuksen.
Sähköpostitse, puhelimitse ja kasvokkain tapahtuva myynti ja markkinointi
Miten käsittelemme tietojasi
Käsittelemme tietojasi Taalerin ja Taalerin tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sinulle, jolla ei ole voimassaolevaa asiakassuhdetta Taaleri Varainhoito Oy:n kanssa tai edustamallesi yhteisölle, jolla ei ole voimassaolevaa asiakassuhdetta Taalerin kanssa. Markkinointitoimenpiteet voivat sisältää puhelimitse, sähköpostitse, kasvokkain tai kirjeitse tapahtuvaa myyntiä ja markkinointia.
Emme käsittele tietojasi seuraavalla tavalla:
- tietojesi myynti kolmannelle osapuolelle: emme myy tietojasi kenellekään
- automaattinen päätöksenteko, mukaan lukien profilointi: tietojesi perusteella ei tehdä sellaista automaattista päätöksentekoa tai profilointia, jolla olisi vaikutus oikeuksiisi.
Mitä tietoa keräämme ja miksi
Keräämämme tiedot voivat yhteystietojesi lisäksi liittyä esimerkiksi varallisuuteesi, nykyisin käyttämiisi palveluntarjoajiin tai perhesuhteisiisi.
Sähköpostiosoitteen keräämme voidaksemme olla sinuun yhteydessä sähköpostitse. Mikäli et anna sähköpostiosoitettasi, emme voi lähettää sinulle ajankohtaista tietoa Taalerista tai sen tuotteista ja palveluista
Puhelinnumerosi keräämme voidaksemme olla sinuun yhteydessä puhelimitse tai tekstiviestitse.
Lisäksi voimme kerätä lyhytaikaisesti muutakin tietoa. Jos esimerkiksi ilmoittaudut tapahtumaamme, voimme kysyä erikoisruokavaliotasi, mutta emme kuitenkaan säilytä tietoa pidempään kuin on tarpeen.
Mistä keräämme tietoa
Keräämme tietoa julkisista lähteistä, sekä tietoa, jota itse annat meille, tai jonka taho, jolle olet antanut luvan luovuttaa tietosi Taalerille, antaa meille. Voimme saada päivityksiä yhteystietoihisi ulkopuoliselta toimijalta.
Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Voimme luovuttaa tai siirtää tietojasi tilanteessa, jossa yhteistyökumppanimme suorittaa Taalerin lukuun tehtävää, joka on tietojesi keräämisen käyttötarkoituksen mukainen, tai käytämme ohjelmistoa, joka on toisen toimijan ylläpitämä. Kaikkien yhteistyökumppaneidemme kanssa on solmittu kirjallinen sopimus, jossa käsittelijän vastuu tietojesi käsittelystä on tarkkaan määritelty, ja jossa tietojesi käsittely on rajattu vain sopimuksen mukaiseen käsittelyyn.
Emme pääsääntöisesti siirrä tai luovuta tietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli poikkeuksellisesti näin tekisimme, varmistamme sopimuksella, että tietosi ovat vähintään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimalla tasolla suojattu.
Taaleri-konsernin sisällä voimme luovuttaa tietoa silloin, kun se on perusteltua.
Emme koskaan myy tietojasi kenellekään.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi
Säilytämme tietojasi kunnes peruutat suostumuksesi tai sitä ennen itse tulkitsemme, ettet enää halua olla markkinointimme kohteena.
Siirry lukemaan: Verkossa käytössä olevat tietosuojamenettelyt
Oikeutesi ja miten voit käyttää niitä
Kun et enää halua markkinointiamme
Kun haluat peruuttaa suostumuksesi sähköpostitse tapahtuvaan suoramarkkinointiin, vastustaa tietojesi käsittelyä tai tulla unohdetuksi, voit valita seuraavista vaihtoehdoista:
Poistuminen postituslistalta
- Jokaisessa lähettämässämme sähköpostiviestissämme on mahdollisuus poistua postituslistalta. Mikäli poistut sitä kautta, emme enää lähetä sinulle mitään postituslistan sähköpostia.
- Vaihtoehtoisesti voit lähettää lyhyen viestin osoitteeseen info@taaleri.com, jossa kerrot haluavasi poistua postituslistaltamme.
- Mikäli poistut postituslistaltamme, voimme edelleen ottaa sinuun yhteyttä puhelimitse tai lähettää kirjepostia tai yksilöllistä sähköpostia
Puhelinmarkkinoinnin kieltäminen
Lähetä lyhyt viesti info@taaleri.com tai soita 0800 552 135 ja kerro, ettet halua meidän tavoittelevan sinua puhelimitse. Emme sen jälkeen enää soita sinulle, mutta voimme lähettää sähköpostia tai kirjepostia.
”Unohdetuksi tuleminen”
Lähetä lyhyt viesti info@taaleri.com ja kerro, ettet halua ollenkaan olla markkinointimme kohteena. Poistamme sinut markkinointirekisteristämme.
Kun haluat korjata sinua koskevan virheellisen tiedon
Teemme parhaamme pitääksemme tietosi ajan tasalla, mutta mikäli huomaat tiedoissasi virheitä, otathan yhteyttä info@taaleri.com, niin korjaamme tietosi.
Kun haluat tietää, käsittelemmekö tietojasi
Kun haluat tietää, käsittelemmekö tietojasi ja mitä tietoa meillä on sinusta, lähetä lyhyt viesti info@taaleri.com, ja pyydä saada nähdä tietosi. Vastaamme pyyntöösi mahdollisimman nopeasti, kuitenkin viimeistään 30 vrk kuluessa.
Valitus viranomaiselle
Jos koet, että tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiasi on loukattu Taalerin toimesta, sinulla on oikeus tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistoon valitus asiasta.
Tietojesi suojaaminen
Yksityisyytesi on meille tärkeää. Taaleri suojaa henkilökohtaisia tietojasi kohtuullisin fyysisin, teknisin ja organisatorisin toimenpitein estääkseen henkilökohtaisten tietojen luvattoman käytön ja käsittelyn, sekä luvattoman tai vahingossa tapahtuvan häviämisen, tuhoutumisen tai vahingoittumisen. Tällaisia toimenpiteitä ovat mm. seuraavat:
- tietosi ovat saatavilla vain niille konsernimme työntekijöille, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeutus
- henkilöstön kattava tietosuoja-koulutus
- tietojen tekninen suojaaminen, mm. palomuurein
Tietosuojaselosteen muuttaminen
Tässä selosteessa esitetyt käsittelytapamme voivat toimintamme kehittyessä saada uudenlaisia muotoja, ja siten tätä tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa. Pidämme tämän selosteen ajan tasalla, joten kehotamme sinua aika-ajoin lukemaan sen sisällön.
Yhteystiedot tietosuojakysymyksissä
Rekisterinpitäjä: Taaleri Varainhoito Oy, Kasarmikatu 21 B, 00130 Helsinki, puh 0800 552 135, email info@taaleri.com
Tietosuojavastaava: Maarit Hannula, Taaleri Oyj, Kasarmikatu 21 B, 00130 Helsinki, puh 040 5384 101, email maarit.hannula (at) taaleri.com